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Archiviazione documentale,
conservazione sostitutiva e workflow

Organizza, condividi e distribuisci le informazioni aziendali in modo sicuro, semplice e in tempo reale

Informazioni sicure, utili e pronte all’utilizzo


Adottare soluzioni di archiviazione documentale, conservazione sostitutiva, workflow e di document management vi consente ti ottenere moltissimi vantaggi. Di seguito sono elencati i principali:

  • Risparmi fino all’80% dei costi complessivi sui processi di gestione documentale. Migliorando le performance dei processi di archiviazione documentale si può risparmiare fino a circa l’80% dei costi complessivi sia in termini di produttività (fino a 30-40 € a ciclo), di accuratezza, tempestività ed efficacia. Si avrà un risparmio sui costi di manodopera, sui costi dei materiali, sui costi di gestione degli archivi e di trasmissione/invio dei documenti grazie ad una gestione del workflow al massimo dell’efficienza (soluzioni di archiviazione digitale documenti, conservazione sostitutiva, workflow, noleggio fotocopiatrici e di document management).
  • Il vostro archivio informatizzato sarà sempre disponibile e rapidamente consultabile. I documenti saranno disponibili nel formato più opportuno e nella posizione corretta permettendone così una consultazione rapida grazie ai sistemi di document management (implementabili con soluzioni di noleggio fotocopiatrici, soluzioni informatiche).
  • Autenticità e sicurezza dei documenti garantite. La legalità dell’emissione dei documenti in formato elettronico viene garantita dalla firma digitale e dalla marca temporale, predisponendo la conservazione sostitutiva dei documenti e garantendone così l’autenticità e l’integrità nel tempo non dovendo più conservare la carta.
  • Ottimizzazione degli spazi grazie all’ eliminazione degli archivi cartacei. Con l’archiviazione documentale potrete ridefinire l’ambiente lavorativo rendendolo più piacevole agli occhi dei vostri collaboratori e dei clienti. Potrete inoltre decidere di affittare i locali adibiti a magazzino documenti.   
  • Gestione in simultanea di sedi aziendali distaccate. Con un’unica installazione si possono gestire più sedi/aziende differenziando la lingua di ogni singolo utente, si gestiscono in modo intelligente le sedi distaccate dell’azienda e il workflow.
  • Miglioramento della propria immagine verso i partner commerciali risultando più competitivi nella relazioni verso clienti e fornitori. Attraverso soluzioni di document management, de-materializzando e digitalizzando i vostri archivi informativi  potrete essere più competitivi nelle relazioni verso clienti e fornitori che già adottano queste logiche rispetto a imprese concorrenti che decidono di non procedere in questa direzione.
  • I costi di start up sono decisamente contenuti in quanto le soluzioni di document management sono implementabili gradualmente. Il processo di de-materializzazione può essere affrontato in maniera graduale, in quanto composta di moduli che possono essere implementati partendo dalle esigenze dell’azienda e integrate man mano (implementabili tramite il noleggio fotocopiatrici).

Le soluzioni di
archiviazione documentale
e workflow

Richiedi informazioni

Soluzioni Advanced

Adi firma. Conserva i documenti fiscali in modo automatico.

  • Effettua la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali in modo integrato con la piattaforma per la gestione elettronica dei documenti.
  • Permette di firmare massivamente l’insieme di documenti che si sia deciso di portare in conservazione sostitutiva. Viene apposta automaticamente la marca temporale tramite la connessione internet alla time stamp authority dal cliente. Predispone la conservazione dei documenti garantendone l’autenticità e l’integrità nel tempo.
  • L’interfaccia è intuitiva e pratica guidando l’utente attraverso le fasi di produzione di una sessione di conservazione sostitutiva che possono essere trasferiti interamente su supporti ottici e magneto-ottici.

Archiviazione documentale e workflow. Migliora la gestione e la conservazione elettronica dei documenti.

  • Snellisce i processi di acquisizione e archiviazione documenti tramite il controllo che inizia dalla distribuzione del documento alla verifica di approvazione e archiviazione. Si eliminano i colli di bottiglia favorendo produttività, efficienza e riduzione dei costi.
  • Potrete accedere in modo personalizzato agli archivi in base al ruolo degli utenti che accedono al sistema. Un sistema di workflow efficiente trasforma il processo di condivisione e distribuzione delle informazioni in un processo semplificato e veloce.
  • Dotato di strumenti per la conservazione sostitutiva e la de materializzazione dei documenti, conformi alle modalità di conservazione dalla normativa italiana.

Soluzioni Core

Gestione delle stampe e della sicurezza. Stampa e scansiona in modo sicuro.

  • Maggiore rapidità di processo tramite l’autenticazione mediante badge anziché mediante password o user ID, manutenzione e assistenza IT ridotte al minimo.
  • Controlla l’utilizzo e la distribuzione documentale tramite sistemi di autenticazione monitorando così gli accessi degli utenti.
  • Uso condiviso delle periferiche senza compromettere la sicurezza delle informazioni e la produttività degli utenti. Rilascia le stampe riservate.
  • Ridistribuisce le stampe su dispositivi diversi. La stampa viene rilasciata solo dopo che si è effettuato il processo di autenticazione sul pannello senza necessità di server dedicati.

Print 2000. Modifica in un click il layout dei vostri documenti.

  • Cattura le code di stampa dal gestionale e inserisce i dati in un form elettronico realizzato anche in Word.
  • Trasforma e converte i documenti e le fatture e ddt in automatico in pdf/tif/jpeg e archiviandoli in una cartella windows oppure inoltrandoli via fax e mail ai rispettivi destinatari. Personalizza le stampe e i documenti in maniera dinamica, modificando intestazioni, note e colore ai campi permettendo un’archiviazione documenti originale.
  • Stampa da tutti i device.

GLOBALSCAN NX server. Semplifica e Personalizza l’acquisizione e la distribuzione dei vostri documenti.

  • Il sistema di document management cattura e indicizza dati e documenti direttamente durante la scansione nominando automaticamente i file e instradandoli alla corretta cartella di destinazione (Es cartella ufficio acquisti).
  • Combina con facilità diversi documenti elettronici convertendoli in oltre 150 formati. Salva i file direttamente nelle cartelle di rete o desktop.
  • Converte e separa i documenti da condividere e archiviare, tramite funzionalità di scansione OCR gestendo e convertendo documenti pdf, tif e file personali in formato testo.

GLOBALSCAN NX serverless. Maggiore flessibilità nella scansione dei vostri documenti.

  • La versione serverless consente di personalizzare il pannello di controllo al fine di rendere semplice il flusso di scansione e archiviazione documenti. Questa versione è consigliabile per la gestione del flusso documentale di piccole aziende o di uffici. Supporta i formati di scansione TIFF-JPG-PDF immagine per l’archiviazione documenti.

Le versioni GlobalScan NX si dividono in:

  • GlobalScan NX – Business Server è adatto ad aziende di medie dimensioni in possesso di un parco stampanti composto da circa 32 periferiche e include funzionalità OCR.
  • GlobalScan NX – Enterprise Server è pensato per le imprese più grandi e le multinazionali. Può gestire contemporaneamente fino a 750 periferiche. Questa versione di document management prevede funzionalità avanzate di gestione del workflow quali il Load Balancing per gestire il carico di lavoro fra diversi server, e il Failover, che consente di inviare automaticamente i dati ad un server di back-up in modo da garantire la continuità della produzione documentale in qualsiasi situazione.

Valentina Grimaldi

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