I vantaggi della digitalizzazione dei documenti

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Per molte categorie di professionisti, quali per esempio commercialisti, avvocati o consulenti del lavoro, così come per le piccole e medie imprese, la digitalizzazione dei documenti offre notevoli vantaggi. In questi casi, infatti, occorre gestire una mole molto elevata di materiale cartaceo, cosa che comporta tre principali criticità: lo spreco di tempo, di carta e il rischio che informazioni importanti vengano perdute. Senza contare, naturalmente, il fatto che i documenti cartacei siano più difficili da condividere rispetto ai loro corrispettivi in digitale.

1. Niente più sprechi con la digitalizzazione

Tra i principali vantaggi della digitalizzazione dei documenti figura innanzitutto l’abbattimento della quantità di carta utilizzata, così come i tempi e i costi per stampare il materiale e lo spreco di inchiostro, che ha come diretta conseguenza un minore quantitativo di toner esauriti da smaltire. Convertirsi al digitale è dunque una scelta ecologica e sostenibile, che ha ripercussioni positive sull’impatto ambientale della vostra azienda o del vostro studio.

2. Riduci il rischio di perdere documenti importanti

Grazie alle piattaforme cloud, che permettono la condivisione immediata di materiale online, accedere alle informazioni è molto più facile e veloce: non è più necessario passare ore e ore negli archivi per trovare un documento ma, grazie alle opzioni di ricerca, è possibile recuperare i dati che vi servono in pochi secondi. Attraverso l’utilizzo del cloud, inoltre, si riduce il rischio di perdita dei documenti, non più archiviati in un folder che può essere facilmente smarrito (anche, banalmente, durante un trasloco) ma conservati online in tutta sicurezza. Merito anche dei sistemi di backup di ultima generazione, che permettono di recuperare i dati anche in caso di guasti.

3. Ottimizza il tuo lavoro

Un altro vantaggio della digitalizzazione dei documenti riguarda l’accessibilità: accedere alle cartelle condivise online, infatti, è possibile da qualunque dispositivo, sia esso computer, smartphone o tablet, il che permette di effettuare modifiche in qualsiasi momento e in qualunque luogo, velocizzando così i tempi di lavoro. Ciò è particolarmente utile alle aziende che operano in Paesi diversi, dove vigono differenti fusi orari; garantendo la massima accessibilità, quindi, si ottiene un’ottimizzazione dei processi decisionali, lavorando con maggiore efficienza.

I servizi Ecotec per la digitalizzazione dei documenti

Ecotec, la cui filosofia è offrire ai propri clienti le migliori soluzioni disponibili per la stampa e la documentazione, offre anche un servizio di archiviazione digitale, conservazione sostitutiva e workflow, con l’obiettivo di rendere il vostro lavoro più efficiente e, al contempo, migliorare i rapporti con clienti e fornitori. Il servizio proposto da Ecotec si declina in:

  • Firma sostitutiva, per conservare in automatico i documenti fiscali. Grazie a questo servizio, è possibile, tra le altre cose, effettuare la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali in modo integrato con la piattaforma per la gestione elettronica dei documenti, trasferire l’archivio integralmente su supporti ottici e garantire (in virtù della firma digitale) l’autenticità e la sicurezza del materiale documentale nel tempo.
  • Archiviazione documentale e workflow. Con la digitalizzazione dei dati si ottiene un risparmio netto dell’80% sui costi di gestione documentale, aumentando la produttività e riducendo drasticamente le voci di spesa relative a manodopera, gestione degli archivi e trasmissione del materiale.
  • Digital workplace, gestione delle stampe e della sicurezza. Questo servizio permette di scansionare e stampare in modo sicuro i documenti che vi servono, velocizzando il lavoro mediante l’autenticazione tramite badge anziché con password e ID e diminuendo gli interventi di manutenzione e assistenza IT. Le stampe possono essere eseguite, a seguito dell’autenticazione sul pannello, su diversi dispositivi, senza che occorrano server dedicati. Il servizio può dunque essere utilizzato in diverse sedi aziendali e con un’unica installazione, personalizzando i diversi optional quali funzioni, accessi o lingua.

In generale, oltre ai vantaggi sopra elencati, la digitalizzazione dei documenti permette alle aziende e ai professionisti di essere maggiormente competitivi sul mercato, grazie a un utilizzo più razionale delle risorse. Con l’automatizzazione delle attività di data entry, la condivisione delle informazioni in tempo reale e la sicurezza dei dati, si velocizzano le comunicazioni tra i diversi interlocutori, ottimizzando così i processi decisionali, il che ha come conseguenza diretta l’aumento della produttività.

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