Archiviazione Documentale: perché dovresti smettere con la documentazione cartacea

Se sei un imprenditore o un libero professionista, sicuramente passerai gran parte della tua giornata lavorativa sommerso da documenti, documenti e ancora documenti.

Nonostante la confusione, la perdita di tempo e il tanto nervosismo che molto spesso provi all’interno del tuo ufficio, ti sarà sicuramente capitato di ignorare il tuo problema.

Come dici? Quale problema?

Non l’hai ancora capito? Stiamo parlando della brutta, scomoda e vecchia gestione documentale cartacea.

È inutile girarci intorno, ad oggi rappresenta sempre di più una problematica e uno spreco di risorse.

Se non ne sei ancora convinto, il rapporto dell’osservatorio nazionale sul documento digitale di Infocamere ti convincerà:

  • Il 6% di tutti i documenti vengono persi
  • Il 3% dei documenti rimanenti sono male archiviati
  • Un documento, in media, viene fotocopiato dalle 8 alle 12 volte
  • Professionisti ed impiegati perdono il loro tempo.
    • dal 5% al 15% nella lettura dei documenti
    • fino al 40% per ricercarli
  • Il 42% dei manager utilizza informazioni errate almeno una volta la settimana;
  • Il 90% dei documenti destrutturati presenti in azienda non sono classificati

Di la verità, anche tu sei ancora legato a quell’enorme pila di fogli?  

Fin ora non hai mai provato a cambiare?

Vorresti tanto liberartene?
Bene, è arrivato finalmente il tuo momento!

Tranquillo, ci teniamo a precisare fin da subito che non sarai solo. 

Noi di Ecotec sappiamo bene quanto tu possa avere il timore di mettere mano e di cambiare aspetti delicati della tua azienda. 

Normalissimo!

Vogliamo in questo senso però immediatamente rassicurarti, e dirti da vero amico che il passaggio a un sistema di archiviazione documentale digitale non comporta alcun tipo di perdita e alcun tipo di danno per la tua attività.

Non ci credi?

Proviamo a convincerti, spiegandoti cos’è e come avviene il processo di conservazione documentale digitale.

Non è poi così difficile

Come potrai ben immaginare, questa operazione si serve di soluzioni informatiche, al fine di assicurare nel lungo periodo l’accesso e la visione di tutti i tuoi documenti informatici conservati, mantenendo il proprio valore giuridico e le proprie caratteristiche di integrità e autenticità.

Conservare in maniera digitale significa quindi andare a sostituire le vecchie copie cartacee con un equivalente documento digitale che viene protetto nella forma, nel contenuto e nel tempo attraverso:

  • la firma digitale: garantisce la paternità e rende immodificabile il documento informatico.
  • la marca temporale: permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto per assicurarne la sua validità. 

Tutto in 4 Fasi

Il normale processo di archiviazione documentale è composto da:

  • Organizzazione: Vengono selezionati e catalogati i documenti cartacei aziendali.
  • Digitalizzazione: Avviene la dematerializzazione dei documenti in modo conforme alle modalità di conservazione dalla normativa italiana.
  • Condivisione: Rendi disponibili i documenti digitali a tutta l’azienda o solo ad alcuni utenti, personalizzando gli accessi e i ruoli. 
  • Protezione: Controlli in ogni momento gli accessi alla documentazione aziendale.

Puoi ottenere soltanto Vantaggi

Tutto quello che puoi ottenere da un archivio documentale digitale è:

Ottimizzare gli spazi grazie all’eliminazione degli archivi cartacei. La prima grande rivoluzione per la tua azienda è quello di evitare di accedere alle informazioni documentali in maniera dispersiva e poco organizzata all’interno del tuo magazzino. Grazie al digitale potrai raccogliere, catalogare e utilizzare tutte le tue informazioni, in maniera rapida e organizzata da un unico software, in qualsiasi momento. 

Velocizzare il tempo dedicato alle ricerche all’interno degli archivi. Molte imprese non se ne rendono conto, ma i vecchi sistemi di gestione documentale spesso portano ad un basso livello di disponibilità delle informazioni e generano dei rallentamenti nella lettura e nella elaborazione degli stessi, provocando una minore soddisfazione da parte dei clienti.

Risparmiare sui costi complessivi dei processi di gestione documentale. Questo grazie ad un più efficace livello di produttività e ad una maggiore accuratezza, tempestività ed efficacia delle operazioni.

Aumentare il tuo livello di competitività nei confronti dei concorrenti, grazie all’utilizzo di un vantaggio tecnologico digitale. Oggi gestire con efficienza e velocità le informazioni significa essere vincenti. 

Ridurre l’impatto ambientale poiché eviti l’utilizzo di carta, faldoni e archivi. Lavorare con una visione green, aiuta la tua impresa ad abbassare i livelli di inquinamento, evitando costi superflui.

Non rimandare ancora una volta la possibilità di digitalizzare la tua documentazione aziendale.

Per tutto questo e molto altro ancora c’è Ecotec!

“Sono Tommaso di Ecotec e insieme ai miei collaboratori ti aiuteremo a progettare e a sviluppare la migliore soluzione digitale, per garantirti una perfetta gestione della tua documentazione aziendale.”

Siamo a tua completa disposizione.

Comincia a digitalizzare e aumenta la tua produttività.

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